Vorteile von Virtuellen Assistenten – wie Unternehmen durch Virtuelle Assistenten profitieren

Immer mehr Unternehmen entdecken die Vorteile von Virtuellen Assistenten für sich. Doch andere zögern noch, denn zum einen ist der Einsatz von Virtuellen Assistenten noch neu und ungewohnt, und zum anderen ist vielen nicht klar, welche Gründe für Virtuelle Assistenten sprechen. Unser Artikel bringt Licht ins Dunkel und führt die Vorteile auf, die Unternehmen aller Art, Branchen und Größen haben, wenn sie Aufgaben von Virtuellen Assistenten erledigen lassen.

Lesezeit: 4 Minuten

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Nachfolgend finden Sie eine Liste möglicher Tätigkeiten und Aufgaben von Virtuellen Assistenten, die wir nach verschiedenen Bereichen sortiert habe – bestimmt finden Sie darin so manche Jobs, die Sie selbst an einen VA auslagern können.

Vorteile von Virtuellen Assistenten für Unternehmen:

  • 1. Entlastung von Verwaltungstätigkeiten und Routine-Aufgaben
  • 2. Breiter Einsatz in unzähligen Tätigkeitsfeldern möglich
  • 3. Günstige Nutzung von Fachwissen durch spezialisierte Virtuelle Assistenten
  • 4. Erhöhung der Produktivität
  • 5. Kurzfristiger und schneller Einsatz möglich
  • 6. Zeitunabhängiger Einsatz (auch Abends oder am Wochenende)
  • 7. Mehr Kontinuität gegenüber Aushilfen oder Praktikanten
  • 8. Höhere Motivation gegenüber Aushilfen und Praktikanten
  • 9. Professionelle Kommunikation unter Unternehmern
  • 10. Bezahlung nur für geleistete Arbeit
  • 11. Günstiger Einstieg ins Outsourcing
  • 12. Keine Kündigungsfristen bei Virtuellen Assistenten
  • 13. Kein Gebrauch von Ressourcen

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Vorteil 1 – Entlastung von Verwaltungstätigkeiten und Routine-Aufgaben

Virtuelle Assistenten entlasten Sie und Ihr Unternehmen von lästigen Verwaltungstätigkeiten und Routine-Aufgaben, die ansonsten von Ihnen selbst bzw. Ihrem Stammpersonal – das sich wichtigeren Aufgaben widmen sollte – erledigt werden müssten.

Vorteil 2 – Breiter Einsatz in unzähligen Tätigkeitsfeldern möglich

Virtuelle Assistenten können Sie in unzähligen Tätigkeitsfeldern für eine Vielzahl von Aufgaben variabel einsetzen, ob für klassische Sekretariatsaufgaben, Unterstützung im Online-Marketing oder zur Hilfe bei der Vorbereitung Ihrer Firmenveranstaltung – die Einsatzmöglichkeiten von Virtuellen Assistenten sind enorm, sodass Sie dadurch Hilfe und Entlastung in allen Bereichen erhalten können.

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Vorteil 3 – Günstige Nutzung von Fachwissen durch spezialisierte Virtuelle Assistenten

Dadurch, dass viele Virtuelle Assistenten sich auf bestimmte Gebiete spezialisiert haben, bekommen Sie durch deren Einsatz günstig fachliche Unterstützung und bewältigen viele Aufgaben besser und professioneller, als wenn Sie die entsprechenden Aufgaben durch Ihr Stammpersonal erledigen ließen, dass sich entsprechend einarbeiten müsste, aber dennoch nicht die Ergebnisse eines Spezialisten erreichte.

So gibt es Virtuelle Assistenten, die sich auf die Erstellung und Bearbeitung von Grafiken spezialisiert haben, andere wiederum auf PowerPoint-Präsentationen oder Buchhaltungsaufgaben.

Vorteil 4 – Erhöhung der Produktivität

Durch den Einsatz von Virtuellen Assistenten erhöht sich die Produktivität der eigenen Mitarbeiter, da sich diese auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können, wenn sonstige Nebenaufgaben, Verwaltungstätigkeiten und Routine-Aufgaben per Virtueller Assistenz erledigt werden.

Vorteil 5 – Kurzfristiger und schneller Einsatz möglich

Gute Angestellte zu finden, geht nicht von heute auf morgen, sondern dauert seine Zeit: Stellenanzeigen müssen geschaltet, Bewerbungsunterlagen gesichtet und Bewerbungsgespräche geführt werden. Und anschließend folgt noch die Einarbeitungsphase des neuen Personals.

All dies entfällt bei Virtuellen Assistenten, denn diese können als Freelancer gezielt akquiriert werden und deren Einarbeitungszeit ist kürzer, da sie oft nur einfachere Assistenz-Aufgaben übernehmen, oder aber weil viele Virtuellen Assistenten ohnehin schon auf bestimmte Tätigkeiten spezialisiert sind.

Vorteil 6 – Zeitunabhängiger Einsatz (auch Abends oder am Wochenende)

Virtuelle Assistenten können auch zu Arbeitszeiten eingesetzt werden, in denen die eigenen Mitarbeiter nicht arbeiten können oder wollen. So kann ein Virtueller Assistent auch am Abend oder am Wochenende tätig sein, zum einen weil Virtuelle Assistenten als selbstständige Gewerbetreibende keinen fixen Arbeitszeiten (wie sonst in einem Arbeitsvertrag geregelt) unterliegen, zum anderen weil sie oft ohnehin gerne bei freier Zeiteinteilung gerade auch am Abend oder Wochenende arbeiten (möchten).

Dies kann von Vorteil sein, wenn gewisse Tätigkeiten eilbedürftig sind, zB. noch am Abend oder über das Wochenende erledigt werden müssen.

Vorteil 7 – Mehr Kontinuität gegenüber Aushilfen oder Praktikanten

Virtuelle Assistenten bleiben dem eigenen Unternehmen meist länger erhalten als Aushilfen oder Praktikanten, da sie die Virtuelle-Assistenten-Tätigkeit gewerblich als Haupt- oder Nebenerwerb auf Dauer angelegt ausüben, und nicht wie Aushilfen oder Praktikanten oft nur aus der Not heraus zur Überbrückung (bei Aushilfen) oder kurzfristig (wie bei einem Praktikum) an der Tätigkeit interessiert sind.

Mit Virtuellen Assistenten holen Sie sich damit auch mehr Beständigkeit und Zuverlässigkeit ins Unternehmen.

Vorteil 8 – Höhere Motivation gegenüber Aushilfen und Praktikanten

Virtuelle Assistenten sind meist motivierter als Aushilfen oder Praktikanten, da sie an einer möglichst langfristigen und dauerhaften Geschäftsbeziehung mit dem sie einsetzenden Unternehmen interessiert und zudem auf Weiterempfehlungen angewiesen sind.

Vorteil 9 – Professionelle Kommunikation unter Unternehmern

Dadurch, dass Virtuelle Assistenten aufgrund ihrer Tätigkeit selbst unternehmerisch aktiv sind, läuft die Kommunikation mit ihnen auch professioneller als mit Aushilfen oder Praktikanten. Sie verstehen nicht nur die unternehmerische Situation ihrer Auftraggeber besser und können sich daher besser in die übertragenen Aufgaben hineindenken, sondern haben durch ihre Virtuelle-Assistenten-Tätigkeit für meist mehrere Auftraggeber soviel Erfahrung gesammelt, dass sie ein gutes Gespür für eine effiziente Gestaltung der Zusammenarbeit durch eine zielführende, professionelle Kommunikation haben.

Hinzu kommt, dass sich Virtuelle Assistenten meist schon mit Tools für die Zusammenarbeit und das Projektmanagement wie zB. Slack oder Trello auskennen und diese nutzen.

Vorteil 10 – Bezahlung nur für geleistete Arbeit

Einen Virtuellen Assistenten müssen Sie nur für die geleistete Arbeit – die in der Regel nach Stunden abgerechnet wird – bezahlen. Im Gegensatz dazu müssen Sie klassische Angestellte auch dann bezahlen, wenn diese mal Leerlauf haben. Hinzu kommt, dass Virtuelle Assistenten keinen bezahlten Urlaub haben und bei deren Einsatz auch keine Lohnnebenkosten entstehen. Auch eine etwaige Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ist bei Virtuellen Assistenten nicht erforderlich.

All das sorgt für Kosteneffizienz und schont Ihre Liquidität.

Vorteil 11 – Günstiger Einstieg ins Outsourcing

Outsourcing ist seit langem bereits ein wichtiger Trend für viele Unternehmen. Der Einsatz von Virtuellen Assistenten ist eine günstige und selbst für kleine Unternehmen realisierbare Art des Outsourcings: Statt wie beim klassischen Outsourcing externe Dienstleister in Form von anderen Unternehmen mit eigenen Aufgaben zu betrauen, kann mit Hilfe von Virtuellen Assistenten ein erster günstiger, granularer Einstieg ins Outsourcing erfolgen.

Vorteil 12 – Keine Kündigungsfristen bei Virtuellen Assistenten

Bei Angestellten, Aushilfen und Praktikanten müssen Sie in der Regel mehr oder weniger lange Kündigungsfristen beachten. Die Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten hingegen können Sie meist sofort, spätestens aber nach der mit dem betreffenden VA vereinbarten Anzahl an Arbeitsstunden – also unverzüglich oder zumindest sehr kurzfristig – beenden, wenn Sie die Arbeitsleistung mehr benötigen oder die Zusammenarbeit mit dem betreffenden Virtuellen Assistenten nicht (mehr) funktioniert.

Vorteil 13 – Kein Gebrauch von Ressourcen

Da Virtuelle Assistenten nicht in Ihrem Betrieb und den zugehörigen Büro-Räumlichkeiten arbeiten, sondern ihre Tätigkeit ortsunabhängig an einem beliebigen Ort ihrer Wahl ausführen, werden bei Ihnen keine Kapazitäten oder Ressourcen gebunden bzw. verbraucht: Sie müssen kein Büro zur Verfügung stellen und der Virtuelle Assistent nimmt keinen Arbeitsplatz weg.

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